OPERATIVITÀ PER L’IMPLEMENTAZIONE DEL WHISTLEBLOWING NEL SETTORE PRIVATO ALLA LUCE DEL D.LGS. 24/2023

OPERATIVITÀ PER L’IMPLEMENTAZIONE DEL WHISTLEBLOWING NEL SETTORE PRIVATO ALLA LUCE DEL D.LGS. 24/2023

Con il DLgs. n. 24/2023 l'Italia ha recepito la Direttiva UE n. 2019/1937 sul “whistleblowing” volta a rafforzare la protezione dei soggetti che segnalano violazioni di disposizioni normative nazionali o comunitarie (cioè, comportamenti, atti o omissioni) di cui sono venuti a conoscenza in un contesto lavorativo, in grado di ledere l’interesse dell’ente pubblico o l’integrità dell’ente privato.

La normativa fa specifico riferimento alle “persone che segnalano violazioni di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo” per indicare non solo chi ha un rapporto di lavoro con l’organizzazione del settore privato, ma anche coloro che hanno instaurato con tali soggetti altri tipi di rapporti giuridici. Rientrano in tale platea di soggetti, a titolo esemplificativo e non esaustivo, i lavoratori subordinati, i lavoratori autonomi e ai titolari di un rapporto di collaborazione di cui all’art. 409 c.p.c. e di cui all’art. 2 del DLgs. 81/2015, i iberi professionisti e i consulenti e gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

Fino all’entrata in vigore del DLgs. 24/2023 nel settore privato erano obbligati all’istituzione di una specifica tutela del whistleblower unicamente quelle società e quegli enti che avevano adottato modelli di organizzazione e gestione in base al DLgs. 231/2001.

La nuova disciplina amplia la platea di soggetti obbligati nel settore privato, includendo tutti quei datori di lavoro che:

• hanno impiegato, nell’ultimo anno, mediamente almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato;
• non hanno la dimensione sopra indicata ma rientrano tra quelli obbligati al rispetto della normativa in materia di mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo;
• rientrano nell’ambito di applicazione del DLgs. 231/2001 e adottano modelli di organizzazione e gestione ivi previsti, anche se hanno meno di 50 lavoratori.

Il DLgs. 24/2023 definisce, inoltre, l’oggetto delle segnalazioni/denunce/divulgazioni, che possono riguardare: i) le informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni già commesse o illeciti che, seppur non ancora compiuti, si ritenga possano, sulla base di elementi concreti, precisi e concordanti, essere commessi nell’organizzazione con cui la persona segnalante o colui che sporge denuncia intrattiene un rapporto giuridico; ii) gli elementi riguardanti condotte volte a occultare tali violazioni.

L’ANAC evidenzia (nelle proprie linee guida) che la segnalazione deve essere il più possibile circostanziata sotto il profilo oggettivo e che risultino chiare le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione, la descrizione del fatto, le generalità o gli altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

Le violazioni oggetto di protezione ai sensi del DLgs. 24/2023 sono state tipizzate dal legislatore, all’art. 2 co. 1 del medesimo decreto.

Per procedere alla segnalazione il legislatore ha previsto due canali di comunicazione delle violazioni, uno cosiddetto “interno” ed uno “esterno”. Inoltre, è sempre possibile presentare una denuncia alle competenti autorità e/o di procedere, a certe condizioni, con una divulgazione pubblica.

Per evitare che la scelta sia rimessa alla discrezione del whistleblower, il legislatore ha delineato un sistema volto a favorire l’utilizzo del canale interno, con possibilità di procedere con una segnalazione esterna solo al ricorrere di una delle condizioni indicate all’art. 6 del DLgs. 24/2023.

Entrambi i canali di segnalazione, interna o esterna, devono comunque garantire, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza delle persone (identità della persona segnalante, della persona coinvolta, delle eventuali persone menzionate nelle segnalazioni) e dei fatti oggetto della segnalazione (contenuto della segnalazione e della relativa documentazione).

La raccomandazione per le aziende è di dotarsi di una piattaforma software per gestire le segnalazioni poiché, a prescindere dal canale utilizzato e dalla forma (scritta o orale) occorre indicare gli strumenti previsti a garanzia della riservatezza. Devono essere predisposte adeguate procedure per il trattamento delle segnalazioni anche mediante sistemi di gestione informatizzata al fine di tutelare e mantenere riservata l’identità del segnalante, il contenuto della segnalazione e la relativa documentazione.

La riservatezza va poi garantita:

• anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, ove si utilizzino strumenti informatici;
• anche nel caso in cui, per effettuare la segnalazione, vengano utilizzate modalità diverse da quelle istituite in conformità al DLgs. 24/2023 dai soggetti del settore privato e dalla stessa ANAC. Ad esempio, quest’ultima ne garantisce la riservatezza mediante l’acquisizione al protocollo, in apposito registro riservato.

La tutela della riservatezza dell’identità del segnalante va assicurata anche in ambito giurisdizionale e disciplinare; tuttavia, la normativa ammette delle eccezioni a determinate condizioni.

Oltre alla riservatezza, il DLgs. 24/2023 prevede una serie di tutele a protezione dei whistleblowers e degli altri soggetti indicati all’art. 3 co. 5 del decreto medesimo.
Tra tali tutele rientrano il divieto di ritorsioni adottate in ragione della segnalazione, della denuncia o della divulgazione pubblica, le misure di sostegno nonché alcune limitazioni della responsabilità.

I soggetti, al fine di attivare al proprio interno i canali di segnalazione, devono definire in un atto organizzativo adottato dall’organo di indirizzo le procedure per il ricevimento delle segnalazioni e per la loro gestione.
Nell’atto organizzativo, secondo le Linee Guida ANAC, è opportuno che vengano definiti:

• il ruolo e i compiti dei soggetti che gestiscono le segnalazioni;
• le modalità e i termini di conservazione dei dati, appropriati e proporzionati in relazione alla procedura di whistleblowing e alle disposizioni di legge.

Laddove gli enti privati adottino i modelli di organizzazione e gestione ai sensi del DLgs. 231/2001, i canali interni di segnalazione vanno previsti all’interno di tali modelli.
Il canale di segnalazione interna può essere gestito:

• da una persona o da un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato in materia di privacy e sulla nuova normativa in materia di whistleblowing, autorizzato al trattamento dei dati personali da parte delle amministrazioni/enti; secondo l’ANAC la scelta può, ad esempio, ricadere sugli organi di internal audit, sull’OdV previsto dalla disciplina del DLgs. 231/2001 o sui comitati etici;
• da un soggetto esterno autonomo e con personale specificamente formato sulla disciplina del whistleblowing e sul trattamento dei dati ricevuti.

Secondo l’ANAC, il requisito dell’autonomia del soggetto va declinato in termini di imparzialità e indipendenza.
In ogni caso, i soggetti gestori sono tenuti a svolgere le seguenti attività ai sensi dell’art. 5 del DLgs. 24/2023:

• rilasciare alla persona segnalante l’avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione;
• mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante, potendo richiedere a quest’ultima integrazioni;
• dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
• fornire riscontro alla segnalazione entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della segnalazione;
• mettere a disposizione informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne e quelle esterne.

Laddove si ravvisi il fumus di fondatezza della segnalazione è opportuno rivolgersi immediatamente agli organi preposti interni o enti/istituzioni esterne, ognuno secondo le proprie competenze. Il gestore non deve infatti accertare le responsabilità individuali né svolgere controlli di legittimità o di merito su atti e provvedimenti adottati dall’ente/amministrazione oggetto di segnalazione, trattandosi di attività di competenza dei soggetti a ciò preposti all’interno di ogni ente o amministrazione ovvero della magistratura.

La segnalazione esterna presentata a un soggetto diverso dall’ANAC è trasmessa a quest’ultima, entro 7 giorni dalla data del suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.

L’ANAC può trattare in via prioritaria le segnalazioni esterne che hanno ad oggetto informazioni sulle violazioni riguardanti:

• una grave lesione dell’interesse pubblico;
• la lesione di principi di rango costituzionale o di diritto dell’Unione europea.

Può invece non dare seguito alle segnalazioni su violazioni di lieve entità, archiviandole.
Le segnalazioni esterne sono effettuate:

• in forma scritta tramite la piattaforma informatica;
• in forma orale attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta della persona segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.
Infine, un breve cenno alle sanzioni introdotte dall’art. 21 co. 1 del DLgs. 24/2023 che prevede delle specifiche condotte che sono sanzionabili da parte dell’Autorità Nazionale Anticorruzione.

Le sanzioni da 10.000,00 a 50.000,00 possono ricorre quando l’ANAC accerta che:

- la persona fisica individuata come responsabile abbia commesso ritorsioni;
- la persona fisica individuata come responsabile abbia ostacolato la segnalazione o abbia tentato di ostacolarla;
- la persona fisica individuata come responsabile abbia violato l’obbligo di riservatezza di cui all’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023;
- non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l’adozione di tali procedure non è conforme a quanto previsto dal decreto;
- non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;
- non sono stati istituiti canali di segnalazione;

Infine, ai sensi dell’art. 21 co. 1 lett. c, è comminata la sanzione da 500,00 a 2.500,00 euro, quando è accertata la responsabilità civile della persona segnalante per diffamazione o calunnia nei casi di dolo o colpa grave.

La presente Tax and Job Letter non costituisce un parere professionale ed ha esclusivamente natura di prima informativa. Le informazioni possono essere non aggiornate o incomplete. Per ulteriori informazioni o approfondimenti si invita a prendere contatti con:

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